https://sidetwo.de/#leistungen">Leistungen für Websites, Automatisierungen und KI.

2. Leads automatisch im CRM erfassen

Neue Interessenten kommen häufig über unterschiedliche Kanäle:

Website
E-Mail
Kontaktformular
Terminbuchung
Kampagnen
Empfehlungen

Werden diese Kontakte manuell übertragen, können Informationen vergessen oder unterschiedlich erfasst werden.

Ein Workflow kann neue Leads automatisch in einem CRM anlegen und zusätzliche Informationen ergänzen.

Beispielsweise:

Neue Website-Anfrage → Lead erstellen → Quelle „Website“ setzen → Ansprechpartner informieren

Dadurch entsteht eine einheitlichere Datenbasis.

3. Angebote automatisch vorbereiten

Auch die Angebotserstellung besteht häufig aus wiederkehrenden Arbeitsschritten.

Ein Mitarbeiter erhält Kundendaten, überträgt sie in ein Dokument, ergänzt Leistungen und erstellt anschließend ein PDF.

Teile dieses Prozesses können automatisiert werden.

Ein möglicher Ablauf:

Lead qualifiziert → Kundendaten übernehmen → Angebotsentwurf erstellen → Mitarbeiter prüft → Angebot versenden

Wichtig ist dabei der Schritt „Mitarbeiter prüft“.

Nicht jeder Prozess sollte vollständig ohne menschliche Kontrolle laufen.

Gerade bei Preisen, individuellen Leistungen oder rechtlich relevanten Dokumenten kann eine bewusste Freigabe sinnvoll sein.

4. Termine und Erinnerungen automatisieren

Terminabstimmungen können überraschend viel Zeit beanspruchen.

Ein Interessent fragt nach einem Termin, mögliche Zeiten werden abgestimmt und anschließend müssen möglicherweise noch Erinnerungen verschickt werden.

Ein digitaler Prozess könnte beispielsweise so aussehen:

Termin auswählen → Kalender prüfen → Termin erstellen → Bestätigung senden → Erinnerung vor dem Termin

Besonders bei regelmäßig wiederkehrenden Terminen kann dadurch manueller Koordinationsaufwand reduziert werden.

5. Dokumente automatisch erstellen

Viele Unternehmen erstellen regelmäßig Dokumente mit einer ähnlichen Struktur.

Beispiele sind:

Angebote
Projektunterlagen
Briefings
Bestätigungen
interne Zusammenfassungen
Übergabedokumente

Wenn die benötigten Informationen bereits strukturiert in einem System vorhanden sind, können Teile solcher Dokumente automatisch erzeugt werden.

Ein Beispiel:

Projekt im System angelegt → Kundendaten laden → Vorlage befüllen → Dokument erzeugen → zur Prüfung bereitstellen

Dadurch müssen dieselben Daten nicht mehrfach manuell übertragen werden.

6. KI für E-Mails und Anfragen einsetzen

Hier kann künstliche Intelligenz eine klassische Automatisierung sinnvoll ergänzen.

Angenommen, ein Unternehmen erhält täglich unterschiedliche Kundenanfragen.

Eine KI könnte beispielsweise:

den Inhalt analysieren
das Thema erkennen
die Anfrage kategorisieren
wichtige Informationen zusammenfassen
einen Antwortentwurf vorbereiten

Ein Mitarbeiter kann diesen Entwurf anschließend prüfen und versenden.

Der sinnvolle Einsatz besteht also nicht zwangsläufig darin, die Kommunikation vollständig der KI zu überlassen.

Oft ist es hilfreicher, KI als Unterstützung innerhalb eines kontrollierten Prozesses einzusetzen.

7. Wiederkehrende interne Aufgaben automatisieren

Automatisierungen müssen nicht immer direkt für Kunden sichtbar sein.

Auch interne Abläufe können profitieren.

Beispiele:

Projektstatus automatisch aktualisieren
Aufgaben bei bestimmten Ereignissen erstellen
Teams über neue Vorgänge informieren
regelmäßige Reports erzeugen
Daten zwischen Systemen synchronisieren
Erinnerungen bei offenen Aufgaben auslösen

Gerade viele kleine wiederkehrende Aufgaben können sich über einen Monat zu erheblichem Zeitaufwand summieren.

Wie viel Zeit kann eine Automatisierung sparen?

Das hängt vollständig vom jeweiligen Prozess ab.

Ein einfaches Rechenbeispiel zeigt jedoch, warum sich eine Analyse lohnen kann.

Angenommen, eine wiederkehrende administrative Aufgabe benötigt ungefähr zehn Minuten und wird zehnmal pro Arbeitstag durchgeführt.

Dann ergibt sich:

10 Minuten × 10 Vorgänge = 100 Minuten pro Tag

Bei 20 Arbeitstagen entspricht das:

2.000 Minuten bzw. rund 33 Stunden pro Monat.

Selbst wenn eine Automatisierung nur einen Teil dieser Arbeit übernimmt, kann sich daraus eine relevante Zeitersparnis ergeben.

Das ist ein hypothetisches Rechenbeispiel. Die tatsächliche Zeitersparnis hängt vom Prozess, den eingesetzten Systemen und dem Automatisierungsgrad ab.

Welche Prozesse eignen sich besonders für Automatisierung?

Ein guter Kandidat für eine Automatisierung erfüllt häufig mehrere dieser Eigenschaften:

Die Aufgabe wiederholt sich regelmäßig.
Der Ablauf folgt klaren Regeln.
Daten werden zwischen mehreren Systemen übertragen.
Informationen werden mehrfach manuell eingegeben.
Mitarbeiter müssen regelmäßig denselben Vorgang prüfen.
Fehler entstehen häufig durch manuelle Übertragung.

Ein Prozess muss dabei nicht vollständig automatisiert werden.

Häufig reicht es bereits, einzelne repetitive Schritte zu entfernen.

Was sollte man nicht einfach automatisieren?

Nicht jeder Prozess wird besser, nur weil er automatisch abläuft.

Vorsicht ist beispielsweise sinnvoll bei:

komplexen individuellen Kundenentscheidungen
sensibler Kommunikation
rechtlich relevanten Entscheidungen
ungeprüften KI-Ausgaben
Prozessen mit sehr vielen Sonderfällen

Ein schlechter Prozess wird durch Automatisierung nicht automatisch zu einem guten Prozess.

Deshalb sollte zuerst geklärt werden, ob der bestehende Ablauf überhaupt sinnvoll ist.

Braucht jedes Unternehmen künstliche Intelligenz?

Nein.

Viele sinnvolle Automatisierungen benötigen überhaupt keine KI.

Wenn beispielsweise Daten aus einem Kontaktformular immer nach denselben Regeln in ein CRM übertragen werden sollen, reicht häufig eine klassische Automatisierung.

KI wird besonders dann interessant, wenn unstrukturierte Informationen verarbeitet werden müssen.

Zum Beispiel:

Texte verstehen
Inhalte kategorisieren
Informationen zusammenfassen
Entwürfe erstellen
Informationen aus Dokumenten extrahieren

Die Frage sollte deshalb nicht lauten:

„Wo können wir KI einsetzen?“

Sondern:

„Welcher Prozess kostet uns unnötig Zeit – und welche Technologie löst dieses Problem am sinnvollsten?“

Welche Systeme können miteinander verbunden werden?

Das hängt von den vorhandenen Schnittstellen und eingesetzten Tools ab.

Typische Systeme sind beispielsweise:

Websites
CRM-Systeme
E-Mail
Kalender
Formulare
Projektmanagement-Systeme
Dokumentenverwaltung
Newsletter-Systeme
interne Datenbanken

APIs und Automatisierungsplattformen können dabei als Verbindung zwischen verschiedenen Anwendungen dienen.

Website + Automatisierung + KI

Besonders interessant wird es, wenn diese Bereiche nicht getrennt betrachtet werden.

Ein Beispiel:

Website → Anfrage → KI analysiert → CRM → Mitarbeiter → Antwort

Die Website sammelt die Anfrage.

Eine KI kann den Inhalt analysieren und strukturieren.

Das CRM speichert den Kontakt.

Der zuständige Mitarbeiter erhält die relevanten Informationen.

Eine vorbereitete Antwort kann anschließend geprüft und versendet werden.

Damit wird aus einer klassischen Website ein Teil eines größeren digitalen Prozesses.

Wenn du zunächst eine neue Website planst, findest du dazu unseren Ratgeber „Website erstellen lassen in Mannheim & Worms“.

Was kostet eine Automatisierung?

Auch hier gibt es keinen sinnvollen Pauschalpreis.

Der Aufwand hängt beispielsweise davon ab:

wie viele Systeme verbunden werden
welche Schnittstellen vorhanden sind
wie komplex die Geschäftslogik ist
wie viele Sonderfälle berücksichtigt werden müssen
ob KI eingesetzt wird
welche Fehlerbehandlung notwendig ist
wie kritisch der Prozess für das Unternehmen ist

Eine kleine Automatisierung zwischen einem Formular und einem CRM ist etwas völlig anderes als ein umfangreicher Workflow über mehrere Systeme.

Deshalb sollte zunächst der aktuelle Prozess analysiert werden.

Lohnt sich Automatisierung auch für kleine Unternehmen?

Gerade kleine Unternehmen haben häufig keine großen Teams für wiederkehrende administrative Aufgaben.

Deshalb können bereits kleine Verbesserungen interessant sein.

Entscheidend ist nicht unbedingt die Unternehmensgröße.

Wichtiger ist, wie häufig ein Prozess vorkommt und wie viel manueller Aufwand dadurch entsteht.

Wie gehen wir bei SideTwo an Automatisierungen heran?

Bei SideTwo möchten wir nicht zuerst ein bestimmtes Tool oder eine KI verkaufen.

Wir schauen zunächst auf den Prozess.

Dabei sind unter anderem folgende Fragen wichtig:

Was passiert aktuell?
Welche Schritte werden manuell durchgeführt?
Wo werden Daten doppelt übertragen?
Wo entstehen Wartezeiten?
Welche Schritte folgen klaren Regeln?
Wo ist weiterhin menschliche Kontrolle notwendig?

Erst danach lässt sich sinnvoll entscheiden, ob eine klassische Automatisierung, eine KI-Funktion oder überhaupt keine technische Änderung notwendig ist.

Mehr zu unseren Bereichen findest du unter Websites, Automatisierungen & KI.

Fazit: Erst den Prozess verstehen, dann automatisieren

KI und Automatisierung können Unternehmen dabei helfen, wiederkehrende manuelle Arbeit zu reduzieren.

Der größte Fehler besteht jedoch darin, mit der Technologie statt mit dem Problem zu beginnen.

Ein sinnvoller Ablauf ist:

Prozess verstehen → unnötige Schritte erkennen → geeignete Lösung auswählen → kontrolliert automatisieren → Ergebnis prüfen

Manchmal ist KI dafür die richtige Lösung.

Manchmal reicht eine einfache Regel.

Und manchmal sollte ein Prozess bewusst weiterhin von einem Menschen durchgeführt werden.

Du hast einen Prozess, der euch jede Woche unnötig Zeit kostet?

Erzähl uns kurz davon → Wir können gemeinsam prüfen, ob und wie sich der Ablauf sinnvoll vereinfachen lässt.

Häufig gestellte Fragen

Was kann ein kleines Unternehmen automatisieren?

Typische Möglichkeiten sind die Verarbeitung von Website-Anfragen, CRM-Einträge, Terminbestätigungen, Erinnerungen, Dokumentenerstellung und wiederkehrende interne Aufgaben.

Brauche ich für Automatisierungen künstliche Intelligenz?

Nein. Viele Prozesse können mit klassischen regelbasierten Automatisierungen umgesetzt werden. KI ist besonders interessant, wenn unstrukturierte Informationen wie Texte oder Dokumente verarbeitet werden müssen.

Kann eine bestehende Website automatisiert werden?

Häufig ja. Entscheidend ist, welche technischen Schnittstellen die Website und die verbundenen Systeme zur Verfügung stellen.

Welche Prozesse sollte man zuerst automatisieren?

Ein guter Ausgangspunkt sind häufig wiederkehrende, klar definierte Aufgaben mit viel manueller Datenübertragung. Vor der Umsetzung sollte jedoch geprüft werden, ob der bestehende Prozess selbst sinnvoll aufgebaut ist.

Sollte KI automatisch mit Kunden kommunizieren?

Das hängt vom Anwendungsfall ab. Bei sensiblen oder individuellen Anliegen kann es sinnvoll sein, KI lediglich zur Analyse oder für Antwortentwürfe einzusetzen und einen Mitarbeiter die endgültige Kommunikation prüfen zu lassen.